採用担当の記録業務｜面接メモから候補者フォローまで
人事・採用に関する内容について
採否の判断や、評価の決定は行いません。応募者や従業員のお名前など個人が特定できる情報は、削除してから貼り付けてください。
最初に：合否と評価には使えません
採用は人の生活に直接影響する判断です。したがって、先に明確にします。
マカセルン powered by AXIOM は、次を行いません。
| 用途 | 理由 |
|---|---|
| 合否の判定 | 採用の判断は人が行うものです |
| 候補者の評価・ランク付け | 同上 |
| 適性の分析 | 書かれていない事柄について推測・評価を行わない設計です |
| 候補者同士の比較・順位付け | 行いません |
| 経歴の真偽の確認 | できません |
マカセルンが行うのは、記録の整理だけです。
採用判断にAIを用いる場合、公平性・説明可能性・法令上の論点が伴います。マカセルンはその領域に入りません。
任せられること
1. 面接記録の整理
1日に3名面接すると、夕方には内容が混ざります。
面接中のメモを貼り付けると、次の形に分かれます。
- 話された内容
- 次にやること
- 確認が必要な点
実際の入力例です。
9/26 中途 2次面接 候補者B 60分
面接官2名
・前職 SIer 5年 直近2年は3名のリーダー
・要件定義から担当
・TypeScript / React / AWS
・退職理由「担当領域を広げたい」
・現職 10月中旬まで 引き継ぎあり
・入社可能 11月から
・年収 現在550 希望は「相談したい」
・リモート勤務の可否を質問された → 制度を確認して回答すると回答
・弊社の事業について質問あり（toB領域のこと）
・3次は部長同席 日程調整はこちらから
返ってくる「確認が必要な点」はこうなります。
- 希望年収が「相談したい」のままで、具体的な金額は未確認
- 3次面接の日程が未定
- リモート勤務制度についての回答が未実施
このリストが、その日のうちにやるべきことになります。
2. 候補者への連絡文
次回の日程案内、結果の連絡（内容は人が決めたうえで）、質問への回答。
状況をメモで渡すと文面が返ります。送信はしません。
**合否の内容そのものは、必ず人が決めてから渡してください。**マカセルンは文面を整えるだけです。
3. 面接官どうしの共有
複数名で面接した場合、それぞれのメモを整理して共有できます。
記録の形式が揃うと、面接官ごとの書き方のばらつきが減ります。
4. 採用会議の記録
候補者に関する記述を含む会議のメモは、扱いに注意が必要です（後述）。選考基準の見直しや募集要項の検討など、個人に関わらない議題であれば議事録の形にできます。
5. 募集要項・求人票の下書き
業務内容と条件をメモで渡すと、文章として整えられます。
ただし、**求人広告には法令上の表示規制があります。**年齢・性別に関する表現、労働条件の明示義務など。**作成した文面が規制に適合するかの判断は行いません。**必ず自社で確認してください。
記録に含めないほうがよいこと
これは機能の話ではなく、記録の作り方の話です。
主観的な評価は分けて書く
「印象が良い」「合わなそう」といった評価は、事実の記録とは別に扱ってください。
理由は2つあります。
第一に、後から読んだ人が事実と区別できないこと。「経験豊富」と書いてあれば、読んだ人は事実として受け取ります。実際には書き手の印象です。
第二に、採用記録は開示を求められる可能性がある文書です。社内の手続きや状況によっては、本人や第三者の目に触れる場合があります。
面接の目的と関係ない情報は書かない
とくに次は記録しないでください。
- 健康状態、病歴、障害に関する情報
- 信条、宗教、支持政党
- 出身地、本籍
- 家族の職業・収入
- 生活環境
**これらは採用選考において配慮が必要な事項とされています。**そもそも質問すること自体が適切でない項目が含まれます。記録にも残さないでください。
任せられないこと
合否判定・評価・適性分析
行いません。（冒頭に記載のとおり）
履歴書・職務経歴書の読み取り
**できません。**PDFやWord形式の書類は読み取れません。テキストでコピーすれば渡せますが、個人情報の扱いに注意が必要です。
採用管理システム（ATS）との連携
**できません。**外部システムを一切操作しません。
応募者データの管理
**できません。**候補者の一覧管理、進捗管理の機能はありません。
日程調整の自動化
**できません。**カレンダーへの登録も、候補日の自動提示も行いません。
求人広告の規制適合判断
**行いません。**表示規制への適合は、必ず自社で確認してください。
分かれ目の整理
| 業務 | 任せられるか |
|---|---|
| 面接記録の整理 | ○（個人情報の扱いに注意） |
| 候補者への連絡文 | ○（内容は人が決める・送信はしない） |
| 面接官間の共有用の整理 | ○ |
| 採用会議の記録（個人に関わらない議題） | ○ |
| 募集要項の下書き | ○（規制適合は自社で確認） |
| 合否判定・評価・適性分析 | ×（使わないでください） |
| 候補者の比較・順位付け | × |
| 履歴書・職務経歴書の読み取り | × |
| 採用管理システム（ATS）連携 | × |
| 応募者データの管理 | × |
| 日程調整の自動化 | × |
| 求人広告の規制適合判断 | × |
情報の取り扱いについて
採用業務で扱う情報は、そのほとんどが個人情報です。
入力内容はAIモデル提供元のAPIへ送信されます。
次は入力しないでください。
- 候補者の氏名、連絡先、住所、生年月日
- 現職の会社名（特定につながります）
- 健康状態、障害の有無（要配慮個人情報にあたります）
- 信条、出身地、家族構成
**実務的な対策として、氏名を「候補者B」に置き換えてください。**整理の結果はほとんど変わります。
そして、応募者から得ている個人情報の利用目的の同意範囲を確認してください。外部サービスへの提供が含まれていない場合があります。
社内の個人情報保護規程と、採用に関する方針を必ず確認してください。
詳しくはマカセルンに会社の情報を入れてよいかをご覧ください。
出力は必ず人が確認してください
とくに数字と日付です。年収、在籍年数、入社可能日。誤っていても文章として自然に読めるため、気づきにくい種類の誤りです。
そして、**候補者へ送る連絡文の「約束の表現」**を確認してください。「来週中にご連絡します」が守れる前提かどうか。
よくある質問
Q. 合否を判定してもらえますか。
A. **できません。使わないでください。**採用判断は人が行うものです。
Q. 候補者の適性を分析してもらえますか。
A. **できません。**書かれていない事柄について推測・評価を行わない設計です。
Q. 複数の候補者を比較してもらえますか。
A. **できません。**順位付けも行いません。
Q. 履歴書のPDFを読み込めますか。
A. できません。
Q. ATSと連携できますか。
A. できません。
Q. 候補者の氏名を入力してよいですか。
A. 入力しないでください。「候補者B」で十分です。
Q. 求人票を作れますか。
A. 下書きは作れます。**ただし表示規制への適合は判断しません。**必ず自社で確認してください。
Q. 無料ですか。
A. 面接記録の整理、連絡文の作成、会議記録は**無料7機能に含まれます。**ただし、使う前に個人情報保護規程を確認してください。
まとめ
- 合否の判定、評価、適性分析、候補者の比較には使わないでください
- 任せられるのは、面接記録の整理／連絡文の作成／面接官間の共有／会議記録／募集要項の下書き
- **主観的な評価は事実と分けて書いてください。**採用記録は開示される可能性があります
- 健康状態・信条・出身地・家族構成は記録にも入力にも含めないでください
- 候補者の氏名・連絡先・現職の会社名は入力しないでください。「候補者B」で足ります
- 履歴書・職務経歴書は読み取れません
- ATS連携・応募者データ管理・日程調整の自動化はできません
- **求人広告の規制適合は判断しません。**自社で確認してください
- 年収・在籍年数・入社可能日は必ず確認してください
採用業務のうち、どこまでが対象になるかは下のリンクからご確認いただけます。
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