面談・1on1の記録を、あとから読める形で残す
読み返して役に立たない記録の共通点
面談のメモを1か月後に開いて、こう思ったことはないでしょうか。
「何が書いてあるのか分からない」
自分で書いたのに読めない。この現象には原因があります。面談中に書いているのは「印象」で、あとから必要になるのは「事実」だからです。
面談中のメモには、こういう記述が混ざります。
・受け答えしっかりしてる
・ちょっと固いかも
・経験は十分そう
これらは1か月後には一切使えません。「しっかりしてる」が何を指していたか、思い出せないからです。
一方で、こういう記述は1年後でも使えます。
・前職で3名のチームを2年リード
・退職理由は「担当領域を広げたい」
・10月中旬まで在職 入社可能は11月から
違いは、話された内容が書いてあるかどうかです。
記録に残すべき4つ
採用面談でも1on1でも、あとから使える記録に必要なのは次の4つです。
1. 話された事実
相手が言ったことを書きます。経歴、担当してきた業務、希望、制約条件。
評価ではなく、発言の内容です。
2. 数字と日付
- 在籍年数、チーム規模、担当件数
- 入社可能日、次回の期限
- 現在の状況が変わるタイミング
**数字と日付は、後から最も必要になる情報です。**そして最も思い出せない情報でもあります。
3. 次にやること
「誰が・いつまでに・何を」。
面談の後に何も起きないケースの大半は、この3点セットが記録されていないことが原因です。
4. 確認できていないこと
これが抜けやすく、かつ重要です。
聞くつもりだったが聞けなかったこと、相手の回答が曖昧だったこと。これを書いておかないと、次回また同じところで止まります。
記録に混ぜないほうがよいもの
評価・印象
「良さそう」「合わなそう」といった主観的な評価は、記録とは分けてください。
理由は2つあります。
第一に、あとから読んだ人が事実と区別できないこと。「経験豊富」と書いてあると、読んだ人はそれを事実として扱います。しかし実際には書き手の印象です。
第二に、**面談記録は開示を求められる可能性がある文書だからです。**採用に関する記録、人事評価に関する記録は、社内の手続きや状況によっては本人や第三者の目に触れる場合があります。
主観的な評価を書く場合は、事実の記録とは別の欄に、評価であると分かる形で書いてください。
面談の目的と関係ない情報
雑談で出た家族の話、健康に関する話、信条に関わる話。
**これらは記録に必要ない場合がほとんどです。**とくに健康状態や信条などは、取り扱いに配慮が必要な情報にあたります。面談の目的に必要でなければ、書かないのが安全です。
実際のメモと、整理後の形
面談中に取るメモ（この程度で十分です）
9/24 中途面接 Bさん 60分
面接官 2名
・現職 SIer 5年目 開発チーム
・直近2年は3名のリーダー 要件定義から
・使用：TypeScript / React / AWS
・退職理由「担当領域を広げたい」
・現職 10月中旬まで 引き継ぎあり
・入社可能 11月から
・年収 現在550 希望は「相談したい」
・弊社の事業について質問あり（toB領域のこと）
・二次面接は部長同席で 日程調整はこちらから
・リモート勤務の可否を聞かれた → 制度を確認して回答すると回答
マカセルンで整理すると
マカセルン powered by AXIOM の「会議メモの整理」に貼ると、次の形に分かれます。
話された内容
- 現職はSIerで5年目。直近2年は3名のチームリーダーとして要件定義から担当
- 使用技術：TypeScript / React / AWS
- 退職理由は「担当領域を広げたい」
- 現職は10月中旬まで。引き継ぎあり
- 入社可能時期は11月から
- 現年収550万。希望年収は「相談したい」との回答
次にやること
- 二次面接の日程調整（担当：当方）
- リモート勤務の制度について確認し、回答する（担当：当方）
確認が必要な点
- 希望年収が「相談したい」のままで、具体的な金額は未確認
- 二次面接の日程が未定
ここで重要な点
「希望年収は未確認」が確認事項として残ります。
メモには「相談したい」と書いてありますが、それは金額ではありません。マカセルンは書かれていないことを推測で埋めないため、金額を推定しません。
この項目が、次回面談の確認事項になります。
1on1の場合
1on1では、記録の目的が少し違います。採用面談は「判断のため」ですが、1on1は「継続のため」です。
1on1で記録すべきこと
- 前回から変わったこと
- 本人が挙げた課題・困りごと
- 合意したこと（次までに何をするか）
- 会社として対応が必要な事項
1on1で記録しないほうがよいこと
- 本人が話した個人的な事情のうち、業務に関係しない部分
- 健康状態に関する記述
- 他の従業員に関する評価的な発言
**1on1は信頼を前提に成立する場です。**記録に残ることを本人が想定していない内容を書くと、その前提が壊れます。
記録を取ること自体を、本人に伝えておくのが安全です。
よくある失敗
失敗1：印象だけが残る
「良い人だった」しか書いていない。誰と比較して良かったのかも、何が良かったのかも残りません。
**対策：**印象を書いたら、その根拠になった発言を1つ添える。
失敗2：数字を書かない
「経験豊富」ではなく「5年目・チーム3名・2年リード」と書く。数字は後から復元できません。
失敗3：次のアクションが書かれていない
面談は終わったが、誰が何をするかが決まっていない。結果として何も進まない。
失敗4：複数人の面談記録が混ざる
1日に3名面談すると、夕方には内容が混ざります。
**対策：**1名ごとに分けて渡してください。混ぜると誰の発言か分からなくなります。
失敗5：面談直後に書かない
翌日に書こうとすると、細部が失われます。**面談中にメモを取り、その日のうちに整理する。**マカセルンを使う場合、整理にかかる時間が短いので、その日のうちに終わらせやすくなります。
向いているケース・向いていないケース
向いている
- 1日に複数名と面談する（採用担当、面接官）
- 部下との1on1を定期的に行っている
- 面談記録の書き方が担当者ごとにばらついている
- 録音の同意を取りにくい場面（マカセルンは録音しません）
- 記録の作成に毎回20〜30分かかっている
向いていない
- 評価や合否を判定してほしい（判断はしません）
- 面談中にメモを取る余裕がない
- 発言を逐語で残す必要がある
- 本人の適性を分析してほしい（分析は行いません）
注意していただきたいこと
個人情報の扱い
面談記録には、氏名・経歴・年収・在職状況など、**個人に関する情報が多く含まれます。**入力内容はAIモデル提供元のAPIへ送信されます。
社内の個人情報保護規程を確認してください。
実務的な対策として、**氏名を「Bさん」「候補者1」などに置き換えて渡すことができます。**整理の結果はほとんど変わりません。出力後に自分で戻せば済みます。
詳しくはマカセルンに会社の情報を入れてよいか｜入力していいもの・避けるべきものをご覧ください。
要配慮個人情報は入力しないでください
健康状態、病歴、障害、信条、社会的身分などは、取り扱いに特別な配慮が必要な情報です。面談でこうした話題が出た場合でも、マカセルンへの入力は避けてください。
合否の判断には使えません
マカセルンは記録を整理するだけです。**合否、評価、適性の判断は行いません。**それらは人が行うものです。
出力の確認
とくに数字と日付を、元のメモと突き合わせてください。年収・在籍年数・入社可能日は、間違っていても文章として自然に読めてしまいます。
よくある質問
Q. 合否の判断をしてくれますか。
A. **しません。**記録を整理するだけです。判断は人が行ってください。
Q. 候補者の適性を分析してくれますか。
A. **しません。**書かれていない事柄について推測・評価を行わない設計です。
Q. 複数名の面談をまとめて渡せますか。
A. **1名ごとに分けてください。**混ぜると発言の帰属が分からなくなります。
Q. 氏名を伏せても整理できますか。
A. できます。「Bさん」「候補者1」でも結果はほとんど変わりません。むしろ伏せて渡すことをおすすめします。
Q. 録音した面談を文字起こしして渡せますか。
A. テキストであれば渡せます。ただし**マカセルン自体に録音・文字起こし機能はありません。**録音を行う場合、本人の同意はそちらの方式に従ってください。
Q. 無料ですか。
A. 会議メモの整理は無料7機能の1つです。アカウント登録もカード情報も不要で、回数制限もありません。
Q. 商談の記録との違いは。
A. 記録する観点が違います。商談では「誰が決裁できるか」が最重要になります。商談記録に「誰が決められるか」を残すに分けて書いています。
まとめ
- あとから使えない記録の原因は、印象を書いて事実を書いていないこと
- 残すべきは4つ。①話された事実 ②数字と日付 ③次にやること ④確認できていないこと
- **評価・印象は事実と分けて書く。**記録は開示される可能性のある文書です
- **面談の目的に関係ない情報は書かない。**とくに健康・信条に関わる話題
- マカセルンは推測で補わないため、曖昧な回答は「確認が必要な点」として残ります
- **氏名は伏せて渡せます。**結果はほとんど変わりません
- 要配慮個人情報は入力しないでください
- 合否・評価・適性の判断は行いません
- 無料・登録不要。録音はしません
人にまつわる記録の仕事は、他にもまとめて任せられます。
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