ヒアリングした要望と条件を分けて持ち帰る
「聞いてきました」が社内で機能しない理由
お客様のところで1時間話を聞いて、社内に持ち帰る。そして設計や制作の担当者に渡すと、こう返ってきます。
「で、結局どうすればいいんですか」
聞いた内容は確かに伝えています。それでも伝わらない。原因は、要望と条件が混ざったまま渡しているからです。
たとえばこういう報告です。
「なるべく早くほしいそうです。予算もあまりないみたいで。既存のシステムとも繋げたいと言っていて、あと管理画面は現場の人が使うので簡単にしてほしいと」
この中には、性質の違う3種類の情報が混ざっています。
聞いた話は3種類に分かれる
1. 要望（相手が望んでいること）
「管理画面を簡単にしてほしい」「早くほしい」
**これは相手の希望です。**実現できるかどうかは別の話で、優先順位をつけられる対象です。
2. 条件（動かせない前提）
「現場の人が使う」「既存システムと繋げる必要がある」
**これは制約です。**希望ではなく、満たさなければ成立しない条件です。要望と違い、優先順位で落とせません。
3. 確認が必要な点（曖昧なまま残っていること）
「予算もあまりない」「なるべく早く」
これは数字が決まっていない状態です。「あまりない」が100万なのか500万なのかで、提案がまったく変わります。
なぜ分けると伝わるのか
社内の担当者が知りたいのは、順番に次のことです。
- 何を満たさなければならないか（条件）
- 何を優先すべきか（要望）
- 何がまだ決まっていないか（確認事項）
この順番で渡されると、担当者は**すぐに作業を始められます。**混ざったまま渡されると、担当者はまずこの仕分けを自分で行う必要があります。
**つまり、仕分けを誰がやるかの問題です。**聞いた本人がやれば1回で済みますが、渡された側がやると、聞いていない人が推測で仕分けることになります。
実際のメモと、整理後の形
ヒアリング中のメモ（この程度で十分です）
9/25 C社 初回ヒアリング 田中様（現場責任者）
・今使ってる管理ツールが古い 入力に時間かかる
・現場のパートさんも使う PCに詳しくない人が多い
・スマホからも見たい（現場で）
・既存の在庫システムとデータ連携したい
・「なるべく早く」→ 繁忙期が2月なので それまでに
・予算「あまり出せない」具体額は出ず
・導入時に現場への説明会が必要と言っていた
・決裁は社長 田中様が上げる形
マカセルンで整理すると
マカセルン powered by AXIOM の「見積の前提整理」に貼り付けると、次の形に分かれて返ってきます。
決まっている条件
- 現場のパート従業員も利用する。PC操作に不慣れな利用者を想定する必要がある
- スマートフォンからの閲覧が必要（現場での利用）
- 既存の在庫システムとのデータ連携が必要
- 導入時に現場向けの説明会が必要
- 繁忙期は2月。それまでの導入が求められている
確認が必要な条件
- 予算の具体的な金額（「あまり出せない」との発言のみで、金額は未確認）
- 「2月まで」が稼働開始なのか、導入完了なのかが未確認
- 既存の在庫システムの種類・連携方式が未確認
- 説明会の規模（対象人数・回数）が未確認
追加費用になりそうな範囲
- 既存の在庫システムとのデータ連携
- 現場向け説明会の実施
ここで注目していただきたい点
「なるべく早く」が消えています。
代わりに「繁忙期は2月。それまでの導入が求められている」という形になっています。これはメモに書かれていた事実です。
そして**「2月まで」が稼働開始か導入完了かは未確認**として挙がっています。この違いは、スケジュールを組むうえで決定的です。稼働開始が2月なら、開発は12月に終わっている必要があります。
この1行が、次の連絡の内容になります。
「確認が必要な条件」が最も価値のある欄
多くの人は「決まっている条件」だけを見ます。しかし実務で効くのは**「確認が必要な条件」のほうです。**
理由は単純で、そこに書かれていることが、後で揉める箇所だからです。
- 予算が未確認 → 提案してから「高い」と言われる
- 期限の定義が未確認 → 「間に合わなかった」と言われる
- 連携方式が未確認 → 見積後に工数が倍になる
**ヒアリングの直後にこのリストがあれば、その日のうちに確認のメールを送れます。**1週間後に提案を作り始めてから気づくのとは、回復にかかるコストが違います。
マカセルンは書かれていないことを補いません
上の例で、**予算の金額は出力されません。**メモに「あまり出せない」としか書いていないためです。
一般的なAIに同じメモを渡すと、「予算は限られている想定」といった表現で埋められることがあります。文章としては自然ですが、それは推測です。
マカセルンは、書かれていない部分を「確認が必要な条件」として残します。空欄が残るほうが見栄えは悪いですが、推測が事実として社内に流れるよりは安全です。
社内の担当者は、整理された文書を読んで作業を始めます。そこに「予算は限られている」と書いてあれば、それが誰の言葉かを確認せずに前提にします。
よくある失敗
失敗1：要望を条件として持ち帰る
「管理画面を簡単に」は要望です。これを条件として扱うと、優先順位を落とせなくなります。
一方「現場のパートが使う」は条件です。これは落とせません。
この2つを混同すると、削れるものが削れなくなります。
失敗2：相手の言葉をそのまま使う
「なるべく早く」「あまり出せない」「使いやすく」。
**これらは社内で共有できる情報ではありません。**数字か、判断できる基準に変換する必要があります。変換できないものは「未確認」として残します。
失敗3：聞いた直後に整理しない
ヒアリングから3日経つと、細部が失われます。「確認が必要な点」を洗い出せるのは、記憶が残っているうちだけです。
失敗4：複数の案件を混ぜて渡す
1日に2社ヒアリングした場合、**分けて整理してください。**条件が入れ替わると、提案そのものが狂います。
失敗5：「確認が必要」で止まる
洗い出して終わりでは意味がありません。**その日のうちに確認の連絡を出してください。**リストがあれば、メールを書くのは数分です。
向いているケース・向いていないケース
向いている
- 初回訪問・電話で要望を聞き、社内に持ち帰る立場
- 聞いた内容を設計・制作の担当者へ渡す必要がある
- 提案や見積を出す前の段階
- 後から「そんなつもりではなかった」と言われた経験がある
- 1日に複数社を回る
向いていない
- 提案内容そのものを作ってほしい（提案書は作りません）
- 金額や相場を出してほしい（金額は出しません）
- 相手が言っていないことを推測してほしい（推測しません）
- ヒアリング中にメモを取る余裕がない
注意していただきたいこと
出力の確認
「決まっている条件」の欄を、元のメモと突き合わせてください。
ヒアリングでは「できれば」「理想を言えば」といった前置きの付いた発言が多く出ます。これらが条件として分類される可能性があります。条件と要望の取り違えは、後の工程に影響します。
確認すべき点はAIの出力をそのまま使ってよいか｜送る前に確認すべき5点に整理しています。
顧客情報の扱い
ヒアリングメモには、相手の社名・担当者名・業務内容が含まれます。入力内容はAIモデル提供元のAPIへ送信されます。
社名を「C社」、担当者を「現場責任者」に置き換えても、**整理の結果はほとんど変わります。**置き換えて渡し、出力後に戻すのが安全です。
見積書は作りません
マカセルンが整えるのは前提です。見積書という書類そのものは作りません。金額も出しません。相場の判断もできません。
よくある質問
Q. 提案書まで作れますか。
A. **作れません。**整理するのは聞いた内容であり、提案の中身は人が考えるものです。
Q. 金額を出してもらえますか。
A. **出せません。**相場の判断も行いません。出るのは「追加費用になりそうな範囲」という項目までで、金額そのものは出ません。
Q. 要望と条件の区別は、どこまで正確ですか。
A. メモの書き方に依存します。「できれば」「必須で」といった言葉が入っていれば区別されやすくなります。**出力を確認してください。**取り違えは起こり得ます。
Q. ヒアリングシートを作ってもらえますか。
A. **作りません。**マカセルンが扱うのは、聞いた後のメモです。
Q. 無料ですか。
A. 見積の前提整理は無料7機能の1つです。アカウント登録もカード情報も不要で、回数制限もありません。
Q. 聞いた内容から見積の前提を洗い出したいのですが。
A. この記事と同じ機能を使いますが、見積を出す直前の観点は見積を出す前に、前提の抜けを洗い出すに分けて書いています。
Q. 作業範囲の線引きにも使えますか。
A. 使えます。範囲の確定は作業範囲の線引きを、口頭で終わらせないをご覧ください。
まとめ
- 社内で伝わらない原因は、要望と条件が混ざっていること
- 聞いた話は3種類。①要望（落とせる） ②条件（落とせない） ③確認が必要な点（数字が未確定）
- **仕分けは聞いた本人がやる。**渡された側がやると、聞いていない人が推測で仕分けることになります
- 最も価値があるのは**「確認が必要な条件」の欄**。後で揉める箇所がそこに集まります
- **「なるべく早く」「あまり出せない」は情報ではありません。**数字に変換するか、未確認として残します
- マカセルンは**書かれていないことを補いません。**推測が社内で事実として流れるのを防ぎます
- 洗い出したら、その日のうちに確認の連絡を出してください
- 見積書・提案書・金額は出しません
- 無料・登録不要
聞いた後に発生する仕事は、他にもまとめて任せられます。
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