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会社として使ってよいか｜社内で説明するための材料をまとめました

この記事の使い方

社内で生成AIの利用を通すとき、いちばん時間がかかるのは説明の材料を集めることです。

「便利そうだから使いたい」では通りません。何が外部に出るのか、何が出ないのか、既存の規程に触れないか。これらに答えられないと、そもそも検討の土俵に乗りません。

この記事は、そのまま社内の説明に転記できる形で材料をまとめています。良し悪しの評価は書きません。事実と、確認すべき点だけを書きます。

1. まず押さえる3つの事実

説明の冒頭で伝えるべきことは、次の3つです。

事実1：入力した文章は、外部のAIモデル提供元へ送信されます

これを最初に言ってください。隠すと、後で発覚したときに信用を失います。

外部送信がないAIサービスは、手元の機器で完結するものを除けばほぼ存在しません。**論点は「送信されるかどうか」ではなく「何を送信するか」です。**そして何を送信するかは、使う側が完全に制御できます。

事実2：社内システムへの接続はありません

マカセルンは、メールアカウント・カレンダー・ファイル共有・会計システムのいずれにも接続しません。権限を預ける操作そのものが存在しません。

したがって「マカセルン経由で社内データが読み取られる」経路はありません。データの流れは、担当者が入力欄に貼り付けたものだけです。

事実3：無料の7機能はアカウント登録が不要です

従業員のメールアドレスを外部サービスに登録する手続きが発生しません。

アカウント管理の観点では、ここが通りやすい理由になることが多いと思います。退職時のアカウント棚卸しの対象が増えません。

2. 確認されやすい項目への回答（転記可）

情シス・管理部門から聞かれる項目を、そのまま答えられる形で並べます。

確認項目 回答
サービス名 マカセルン powered by AXIOM
提供形態 Webブラウザから利用。インストール不要
外部へのデータ送信 **あり。**入力内容がAIモデル提供元のAPIへ送信される
送信されるデータ 利用者が入力欄に貼り付けた文章のみ
ファイルのアップロード **なし。**受け取るのはテキスト（レシート画像機能のみ例外）
社内システムへの接続 なし
社内システムへの書き込み なし
メール等の自動送信 **なし。**外部サービスの代行操作を行わない
アカウント登録 無料の7機能は不要
クレジットカード情報 **こちらのサーバーを通らない。**Stripeが処理
利用状況の計測 あり。ただし入力内容は含まれない（ページのパス、仕事の識別子、成否のみ）
実行結果の保存 ログイン時のみ。本人のダッシュボードにのみ表示
他の利用者からの閲覧 不可
費用 無料7機能は¥0／有料5機能は1つ¥980（税込・買い切り）／月額プラン¥2,980（税込・自動更新）
契約の縛り 最低利用期間なし。違約金なし
導入工数 **なし。**設定・アカウント発行・システム連携のいずれも不要

データの流れの詳細は入力した内容はどこへ行くのか｜マカセルンのデータの扱いを開示しますにまとめています。この記事のURLを添えて提出していただいて構いません。

3. 「何ができるのか」の説明（転記可）

承認者は、たいてい「で、それは何をするものなのか」を最初に聞きます。1行で答えられるようにしておくと早く進みます。

書いた文章を渡すと、仕事で使える形にして返ってくるサービスです。 会議のメモを渡せば議事録の形に、受信メールを渡せば要約と返信案に、支出のメモを渡せば経費の一覧になります。

そのうえで、任せられる仕事を挙げます。

無料（登録不要）7種類 営業メールの作成 / メールの返信 / 会議メモの整理 / 見積の前提整理 / 問い合わせの整理 / 経費メモの整理 / 文章の要約・整形

有料5種類（1つ¥980／月額¥2,980） タスクの担当・期限チェック / 受注後の段取り整理 / 一次対応の方針整理 / 週次レポート自動生成 / 商談フォローアップ整理

4. 「できないこと」も一緒に出してください

これは戦術的な話ですが、できないことを先に自分から出したほうが、承認は早く進みます。

承認者が警戒するのは、たいてい「聞いていなかったことが後から出てくること」です。制約を先に開示すると、その警戒が下がります。

できないこと 補足
外部サービスの代行操作 メール送信・システム入力・予約・申請のいずれも行わない
見積書・請求書の作成 整えるのは前提や中身であり、書類そのものではない
PDF・Excelファイルの読み書き 入口も出口も対応していない
音声の録音・文字起こし 渡すのはテキストのメモ
書かれていないことの推測補完 **意図的にそうしている。**空欄は「確認が必要な点」として返す
医療・法務・税務・労務の判断 整理の材料にはなるが、判断は有資格者が行う
出力内容の正確性の保証 返るのは下書き。人の確認が前提

とくに最後の2つは、リスク管理の観点から必ず伝えてください。

5. 社内規程との照らし合わせ

確認すべき規程を挙げます。会社によって名称は異なります。

生成AI利用に関する規程

**すでに規程がある場合は、それが最優先です。**禁止されている場合、この記事の内容にかかわらず使用しないでください。

「許可されたサービスのみ利用可」という形の規程であれば、申請のうえで追加してもらう流れになります。

情報の取り扱い区分

多くの会社には、情報を「公開可／社内限り／機密」などに分ける基準があります。マカセルンへの入力は、社外のクラウドサービスに置く行為と同じ区分で判断できます。

すでにクラウド型のメールやファイル共有を使っている場合、その基準をそのまま適用するのが実務的です。

秘密保持契約（NDA）

取引先との契約で、情報の取り扱い範囲が定められている場合があります。「第三者に開示しない」「外部サービスへの登録を禁じる」といった条項です。

**AIサービスへの入力がこの条項に触れるかは、契約の文言によります。**判断がつかない場合は法務に確認してください。

個人情報の取り扱い

顧客の氏名・連絡先などを入力する場合、社内の個人情報保護規程に照らす必要があります。

多くの場合、置き換えで回避できます。「株式会社〇〇の田中様」を「A社の担当者」にしても、整理の結果はほとんど変わりません。この点は承認を取りやすくする実務的な鍵なので、次の項で詳しく書きます。

6. 承認を通りやすくする運用ルール（雛形）

規程そのものを変えるより、運用ルールを決めて申請するほうが通りやすいことが多いと思います。そのまま使える雛形を置いておきます。

マカセルン利用ルール（案）

  1. 入力してよいもの

    • 自分が作成した文章の下書き
    • 固有名詞を置き換えた会議メモ・打ち合わせ記録
    • 社名・金額を伏せた見積条件
    • 一般的な業務の手順・段取り

  2. 入力してはならないもの

    • ログイン情報（ID・パスワード・APIキー）
    • クレジットカード番号・銀行口座情報
    • マイナンバー
    • 要配慮個人情報（健康状態・病歴・信条等）
    • NDA対象の資料の内容
    • 未公開の経営情報

  3. 固有名詞の扱い

    • 顧客名・担当者名は、原則として「A社」「先方担当者」等に置き換えてから入力する
    • 出力後、必要に応じて自分で戻す

  4. 出力の扱い

    • 出力は下書きとして扱い、そのまま送信・提出しない
    • 社外に送る文面は、金額・納期・約束事を必ず確認する
    • 医療・法務・税務・労務の判断には使用しない

  5. 費用

    • 無料機能のみ利用する場合、費用は発生しない
    • 有料機能の購入は、社内の購買手続きに従う

この5項目があれば、**「野放しに使わせるわけではない」という説明が成立します。**承認者が本当に確認したいのはそこであることが多いです。

7. 試験導入の進め方

いきなり全社で使う必要はありません。段階を踏むほうが、承認も運用も安定します。

第1段階：無料機能のみ・限定された範囲で

**費用¥0、アカウント登録なし、社内システムへの接続なし。**この条件なら、比較的小さい決裁で始められることが多いと思います。

対象を「会議メモの整理」「文章の要約」など、固有名詞を外しても成立する業務に絞るとさらに通りやすくなります。

第2段階：効果を測る

何を測るかを先に決めてください。

  • その作業にかかっていた時間（導入前に計っておく）
  • 実際に使った回数
  • 手直しが必要だった割合

**導入前の時間を測っておかないと、効果を説明できません。**ここを飛ばすと、次の段階の承認が取れなくなります。

第3段階：有料機能または法人利用の検討

第2段階で効果が見えてから、有料機能（1つ¥980）や法人向けの導入を検討します。

法人として業務に組み込む形での導入には別の窓口があります。詳しくはマカセルン for Business｜法人で使うと何が変わるかをご覧ください。

8. 説明時に使える一言（状況別）

「AIは信用できない」と言われた場合

出力は下書きとして扱い、必ず人が確認する運用にします。判断をAIに委ねるのではなく、下書きを作る時間を減らす用途に限定します。

「情報漏洩が心配だ」と言われた場合

入力する内容は利用者が完全に制御できます。顧客名や社名は置き換えてから入力するルールにします。また、**社内システムへの接続は一切ありません。**こちらから何かを取りに行く経路が存在しません。

「費用対効果は」と聞かれた場合

**まず無料機能だけで試します。費用は発生しません。**効果が測れてから有料機能を検討します。有料でも1機能¥980（買い切り）です。

「他社の導入実績は」と聞かれた場合

**公表されている導入実績の数字はありません。**実績で判断するのではなく、無料で試して自社で効果を測る形を提案します。

（**実績がないことを、あるように言わないでください。**事実と違う説明は、後で必ず問題になります。）

9. 承認が取れなかった場合

規程で禁止されている、あるいは判断が保留になった場合、使用しないでください。

その場合でも、次のことは記録しておく価値があります。

  • どの業務に、どれくらいの時間がかかっているか
  • なぜ承認されなかったのか（規程・契約・懸念のどれか）

規程は見直されることがあります。そのときに材料があれば、再提案が早く済みます。

よくある質問

Q. 稟議書に添付できる資料はありますか。

A. この記事と入力した内容はどこへ行くのかのURLを添えていただけます。追加で必要な情報がある場合は、法人向けの窓口からお問い合わせください。

Q. 情シスから「利用規約とプライバシーポリシーを出せ」と言われました。

A. プライバシーポリシーをご確認ください。販売条件については特定商取引法に基づく表示に記載しています。

Q. 部署単位で使う場合、何か手続きが必要ですか。

A. 無料機能については、利用者ごとの登録手続きはありません。有料機能を複数人で使う場合の扱いについては、法人向けの窓口にご相談ください。

Q. 試験導入の期間はどれくらいが適切ですか。

A. 業務の周期によります。週次で発生する作業なら3〜4週間、月次の作業なら2か月程度が、判断できる最低限だと思います。

Q. 効果が出なかった場合、何が残りますか。

A. 無料機能だけで試した場合、費用は発生していません。**やめる手続きも不要です。**残るのは「その業務にどれくらい時間がかかっているか」という測定結果で、これは別の手段を検討するときにも使えます。

Q. 承認者に見せる前に、自分で確認しておくべきことは。

A. **自分の業務で実際に1回使ってみてください。**説明資料だけで承認を取ると、運用段階で「思っていたものと違う」となります。無料なので、先に試せます。

まとめ

社内説明で押さえる点。

  • **外部送信はある。**隠さず最初に伝える
  • **社内システムへの接続はない。**こちらから取りに行く経路が存在しない
  • **無料機能はアカウント登録不要。**アカウント管理の対象が増えない
  • **できないことを先に出す。**承認は早く進む
  • 運用ルール（入力してよいもの／いけないもの）を添える
  • **固有名詞は置き換える。**結果はほとんど変わらない
  • まず無料で試し、導入前の作業時間を測っておく
  • **公表されている導入実績はない。**あるように言わない

説明資料に使える機能の一覧は、下のリンクからご確認いただけます。

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