飲食・多店舗運営の報告業務｜店舗日報と本部連絡を軽くする
閉店後に、まだ仕事が残っている
飲食店の店長にとって、営業が終わってからが事務の時間です。
- 日報を書く
- 本部への報告
- 発注の連絡
- 立替経費の処理
- シフトの調整連絡
そして、これを**深夜にやっています。**翌日も早番であれば、睡眠時間が削られます。
事務作業そのものを無くすことはできません。ただし、書く時間は減らせる余地があります。
任せられること
1. 日報・本部報告の作成
営業中に断片的にメモしておいたものを貼り付けると、報告の形に整います。
9/26 A店
・ランチ 混雑 14時まで満席
・ディナー 予約2組キャンセル
・唐揚げ 品切れ 17時
・新人スタッフ 初日 ホール研修
・冷蔵庫 2号機の温度が高め 明日業者連絡
・近隣の工事 10月から 騒音の影響ありそう
・お客様から「席が狭い」と一件
返ってくるのは、出来事の整理／次にやること／確認が必要な点です。
**「冷蔵庫の業者連絡」「工事の影響確認」が、やることとして分離されます。**日報に埋もれて翌日忘れる、という状態を減らせます。
ただし、売上数値の集計はできません（後述）。
2. 経費・立替の整理
店舗での立替、買い出し、備品購入。
9/20 スーパー 追加食材 3,200
9/21 ホームセンター 清掃用品 1,480
9/22 タクシー 遅番スタッフ帰宅 1,800
9/24 100円ショップ 備品 660
項目とカテゴリに分かれた一覧が返ってきます。月末にまとめて思い出す作業が減ります。
3. クレームの一次整理
お客様からの申し出を、言われている事実／相手の要望／確認が必要な点に分けられます。
**非の所在や原因は判定しません。**本部への報告では「〜と主張」という表現を消さないでください。
詳しくは店舗のクレーム一次対応と、本部への報告をご覧ください。
4. スタッフへの連絡文
シフトの変更依頼、新メニューの共有、注意事項の周知。文面を作れます。送信はしません。
5. 店長会議・本部との打ち合わせ記録
メモを貼ると、決まったこと／持ち帰り／確認が必要な点に分かれます。
6. 業者とのやり取り
食材業者、設備業者、清掃業者への連絡文。
任せられないこと
売上の集計・分析
**できません。**データ集計の機能はありません。日別売上、客単価、原価率。これらの計算は行いません。
POSのデータから自動で日報を作る、という使い方はできません。
POS・予約システムとの連携
**できません。**外部システムを一切操作しません。
シフトの作成
**できません。**シフト表の作成、人員配置の最適化は行いません。シフト管理ツールをお使いください。
発注業務
**できません。**在庫からの発注量の算出も、発注の送信も行いません。
原価計算・メニュー価格の算出
**できません。**金額は一切出しません。
衛生管理記録（HACCP関連）
**できません。**衛生管理計画に基づく記録は、**様式と保存が定められています。**マカセルンは対応していません。
食品表示・アレルギー表示の判断
行いません。絶対に使わないでください。
食物アレルギーに関する情報は、**誤りが利用者の健康被害に直結します。**表示内容の判断は、必ず責任者が原材料表示を確認して行ってください。
労務管理の判断
**行いません。**労働時間の上限、休憩時間、割増賃金に関する判断は、有資格者に確認してください。
PDF・Excelの読み書き
**できません。**本部から届くフォーマットがExcelの場合、読み取りも書き出しもできません。
分かれ目の整理
| 業務 | 任せられるか |
|---|---|
| 日報・本部報告の文章化 | ○（数値集計は除く） |
| 経費・立替の整理 | ○ |
| クレームの一次整理 | ○（判定はしない） |
| スタッフへの連絡文 | ○（送信はしない） |
| 会議記録 | ○ |
| 業者への連絡文 | ○ |
| 売上の集計・分析 | × |
| POS・予約システム連携 | × |
| シフト作成 | × |
| 発注業務 | × |
| 原価計算・価格設定 | × |
| 衛生管理記録（HACCP） | × |
| 食品表示・アレルギー表示の判断 | ×（絶対に使わないでください） |
| 労務管理の判断 | × |
| Excel・PDFの読み書き | × |
情報の取り扱いについて
飲食店では、スタッフの氏名・シフト・勤務状況、お客様の情報を扱います。
入力内容はAIモデル提供元のAPIへ送信されます。
次は入力しないでください。
- スタッフの氏名、連絡先、給与額
- お客様の氏名、連絡先
- スタッフの健康状態（要配慮個人情報にあたります）
実務的な対策です。
- スタッフを「新人スタッフ」「ホール担当」に置き換える
- お客様を「お客様1名」に置き換える
置き換えても整理の結果はほとんど変わります。
出力は必ず人が確認してください
とくに金額です。立替経費の数字は、誤っていても文章として自然に読めます。元のメモと突き合わせてください。
そして、スタッフへの連絡文。シフト変更や勤務条件に関わる連絡は、**誤りがトラブルになります。**送信前に確認してください。
導入について
**設定も連携も不要です。**既存のPOSやシフトシステムに影響しません。
**スマートフォンから使えます。**閉店後、その場で日報を作ることもできます。
まず、店長1名で1週間試してみてください。日報を書き終えるまでの時間を測っておいてください。
多店舗で展開する場合、法人向けの窓口があります。**無料のAI業務診断で、できない業務はその場でお伝えします。**売上集計・シフト作成・HACCP記録は、診断でもお断りする内容です。
よくある質問
Q. POSの売上データから日報を作れますか。
A. **できません。**データ集計機能も、POSとの連携もありません。
Q. 原価率を計算してもらえますか。
A. **できません。**金額の算出は行いません。
Q. シフトを作れますか。
A. できません。
Q. 発注量を計算してもらえますか。
A. できません。
Q. アレルギー表示を確認してもらえますか。
A. **絶対に使わないでください。**食物アレルギーに関する判断は、責任者が原材料表示を確認して行ってください。
Q. HACCPの記録を作れますか。
A. **できません。**様式と保存が定められた記録には対応していません。
Q. 本部のExcelフォーマットに出力できますか。
A. **できません。**出力はテキストです。
Q. 無料ですか。
A. 日報の文章化、経費整理、クレームの整理、連絡文、会議記録はすべて無料7機能に含まれます。
まとめ
- 閉店後の事務は無くせませんが、書く時間は減らせます
- 任せられるのは、日報の文章化／経費整理／クレームの一次整理／連絡文／会議記録
- **売上の集計・分析はできません。**POS連携もありません
- シフト作成、発注業務、原価計算もできません
- HACCPの衛生管理記録は作成できません
- 食品表示・アレルギー表示の判断には絶対に使わないでください
- 労務管理の判断も行いません
- Excel・PDFの読み書きはできません
- スタッフ名・お客様の情報は置き換えて渡してください
- 金額とシフト連絡は必ず確認してください
- スマートフォンから使えます。無料・登録不要
多店舗運営の事務のうち、どこまでが対象になるかは下のリンクからご確認いただけます。
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マカセルンは、メールの返信も、議事録も、経費の整理も、日本語で書くだけで進めます。 できることの一覧と使い方をまとめています。