会議メモを議事録に整える｜清書に20分かけるのをやめる
会議より、そのあとのほうが時間がかかる
1時間の会議が終わりました。手元には走り書きのメモがあります。
そこから共有できる議事録を作るのに、たいてい20〜30分かかります。会議が1時間なら、実質1時間半の仕事です。
しかも、清書している間に別の問題が起きます。
「あれ、これ誰が決めたんだっけ」
**自分で書いたメモなのに、意味が分からない。**これは記憶の問題ではなく、メモの性質の問題です。会議中は文脈が頭にあるので、キーワードだけ書けば足ります。会議が終わると、その文脈が消えます。
議事録に必要なのは3つだけ
会議の議事録に、長い文章は要りません。読む人が知りたいのは次の3つです。
1. 決まったこと
その会議で合意された内容です。議事録を読む最大の理由がこれです。
2. 持ち帰りになったこと
誰が、いつまでに、何をするのか。決まらなかったことと、次に動く人が分かる部分です。
3. 確認が必要な点
**この欄を持っている議事録は多くありません。**しかし実務では、ここが最も効きます。
会議で話題に出たが、結論が出ていないこと。担当が決まっていないこと。期限が曖昧なこと。これらを明示しておくと、次の会議の議題がそのまま決まります。
会議中のメモは、この程度で足ります
きれいに書く必要はありません。
9/26 定例 出席5名
・新サイトの公開 10月中旬で調整
・デザイン修正は2回まで 追加は別見積
・決済まわり 先方の法務確認待ち
・田中さん 来週水曜までに仕様書
・予算の件 保留 次回
・問い合わせフォームの項目 増やしたいという話が出た
箇条書き、途中で切れている、主語がない。**この状態で構いません。**整えるのがマカセルン powered by AXIOM の仕事なので、整えてから渡す必要はありません。
整理するとどうなるか
上のメモを「会議メモの整理」に貼り付けると、次の形で返ってきます。
決まったこと
- 新サイトの公開時期は10月中旬で調整する
- デザイン修正は2回まで。それ以上は別見積とする
持ち帰りになったこと
- 仕様書の作成（担当：田中さん／期限：来週水曜）
- 決済まわりについて、先方の法務確認を待つ
確認が必要な点
- 予算について保留となっているが、いつまでに決めるかは記載がない
- 問い合わせフォームの項目追加について、話題に出たが対応するかどうかが未定
ここで注目していただきたい点
「予算の件 保留 次回」から、「次回までに決定する」とは書かれません。
メモには「次回」としか書いていないためです。次回に決めるのか、次回また話すだけなのかは分かりません。マカセルンは書かれていない部分を推測で埋めないので、確認事項として残します。
同じく「問い合わせフォームの項目を増やしたい」も、話題に出ただけで決定していないため、確認事項に入ります。
この2行が、次の会議の議題になります。
なぜ推測で埋めないほうがよいのか
便利に見せるだけなら、空欄を埋めたほうが見栄えはします。「予算については次回決定」と書いてあるほうが、完成度の高い議事録に見えます。
しかし、埋めた内容が間違っていた場合、それを見つけるのは読んだ人です。
そして厄介なことに、AIが埋めた部分と、元のメモに書いてあった部分は、見た目では区別がつきません。
議事録に「予算は次回決定」と書いてあれば、読んだ人はそれを事実として扱います。そして次回、誰も予算の話を準備してきません。
空欄が残っている議事録は見栄えが悪いですが、空欄だと分かる状態のほうが安全です。
会議中のメモを少しだけ改善する
マカセルンは書かれていないことを補いません。したがって、メモが薄ければ出力も薄くなります。
これは弱点でもありますが、対策は簡単です。会議中に2つだけ意識してください。
1. 名前と期限が出たら、必ず書く
「田中さんが」「来週までに」。この2語があるだけで、持ち帰り事項が完成します。会議中は自明でも、あとでは絶対に思い出せません。
2. 否定されたことも書く
× 10月頭 → 厳しい
こう書いておくと、否定された案が「決まったこと」に入るのを防げます。メモに「厳しい」の一語があるかないかで、結果が変わります。
よくある失敗
失敗1：翌日に清書する
翌日には文脈が失われています。**会議直後に処理してください。**マカセルンを使えば数十秒で終わるので、会議室を出る前に終わらせることもできます。
失敗2：複数の議題を混ぜて渡す
1つの会議で3つの案件を話した場合、**案件ごとに分けて渡すほうが結果は安定します。**混ぜると、どの決定がどの案件のものか分からなくなります。
失敗3：出力をそのまま共有する
「決まったこと」の欄だけは、必ず元のメモと突き合わせてください。
会議では「検討します」「前向きに」といった曖昧な返事が出ます。これらが決定事項として分類される可能性があります。3〜5項目なので30秒で終わります。
失敗4：「確認が必要な点」を読まない
多くの人は「決まったこと」だけ見て終わります。しかし次の行動を決めるのは、たいてい確認事項のほうです。
失敗5：メモを取らずに会議に出る
**メモがなければ、渡す材料がありません。**マカセルンは録音しないので、入力になるのはあなたが書いたテキストだけです。
向いているケース・向いていないケース
向いている
- 会議後の清書に毎回20〜30分かかっている
- すでにメモは取っている
- 議事録の書き方が人によってばらついている
- 録音の同意を取りにくい会議（社外との打ち合わせなど）
- 対面・電話・立ち話の記録
向いていない
- 会議中にメモを取る余裕がない（自分が主に話す会議）
- 発言を逐語で残す必要がある
- 聞き漏らしを後から拾いたい
- 参加していない会議の内容を知りたい
この場合は録音型のツールが適しています。違いは議事録AIとの違い｜音声を録るものと、メモを整えるものに書いています。
注意していただきたいこと
録音はしません
**マカセルンに録音機能も文字起こし機能もありません。**渡すのはテキストのメモです。
出力の確認
とくに数字と日付、そして**「決まったこと」の欄**を確認してください。確認の詳細はAIの出力をそのまま使ってよいか｜送る前に確認すべき5点に整理しています。
社外の情報を含む場合
会議メモには、取引先の社名・担当者名・金額が含まれることがあります。入力内容はAIモデル提供元のAPIへ送信されます。
**社名を「A社」に置き換えても、整理の結果はほとんど変わります。**置き換えて渡し、出力後に自分で戻すのが安全です。
よくある質問
Q. 録音した音声から作れますか。
A. **できません。**録音・文字起こし機能はありません。すでに文字起こし済みのテキストがあれば渡せますが、文字起こし自体はマカセルンの機能ではありません。
Q. 会議中にリアルタイムで整理できますか。
A. 会議中に使うことは可能ですが、**入力は自分で書いたメモです。**リアルタイムで音声を拾う機能はありません。
Q. 議事録のフォーマットを会社の書式に変えられますか。
A. 返ってくる項目は固定です。御社の書式に合わせた形を組む場合は、法人向けの導入でご相談いただけます。
Q. 長い会議のメモでも処理できますか。
A. 極端に長い入力は処理できない場合があります。議題ごとに分けて渡すと、結果も安定します。
Q. 決まったことだけを取り出せますか。
A. 決定事項に絞りたい場合は、会議で決まったことだけを取り出すに別の使い方を書いています。
Q. 無料ですか。
A. 会議メモの整理は無料7機能の1つです。アカウント登録もカード情報も不要で、回数制限もありません。
まとめ
- 会議よりそのあとの清書のほうが時間がかかる（20〜30分）
- 議事録に必要なのは3つ。①決まったこと ②持ち帰り ③確認が必要な点
- 「確認が必要な点」が、次の会議の議題になります
- メモは**走り書きのままで構いません。**整える前に渡してください
- マカセルンは**推測で埋めません。**AIが埋めた部分と自分が書いた部分は区別がつかないためです
- 会議中に意識するのは2つだけ。名前と期限を書く／否定されたことも書く
- **会議直後に処理する。**翌日には文脈が失われます
- **録音はしません。**渡すのはテキストです
- 無料・登録不要
会議のまわりで発生する仕事は、他にもまとめて任せられます。
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