営業メールを書く時間を半分にする｜止まるのは1行目
時間がかかっているのは、書いている時間ではない
営業メールを1通書くのに20分かかったとします。その20分の内訳を分解すると、こうなっていることが多いはずです。
| 工程 | 時間 |
|---|---|
| 相手の情報を確認する | 3分 |
| 1行目が浮かばずに止まる | 10分 |
| 本文を書く | 5分 |
| 読み返して直す | 2分 |
半分が「止まっている時間」です。
そして厄介なのは、この10分が作業に見えないことです。画面は開いている。カーソルは点滅している。しかし何も進んでいません。
削れるのは、この部分です。
テンプレートで解決しない理由
多くの人はテンプレートを持っています。しかしテンプレートを使うと、別の問題が起きます。
相手に使い回しだと分かります。
「貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」「弊社では〇〇のサービスを提供しております」。この形で始まるメールは、受け取る側が毎日何通も受け取っています。
そして読まれません。
差が出るのは、その相手にだけ当てはまる一行
反応が変わるのは、なぜその相手に連絡したのかが書かれている場合です。
- 「先日の展示会で在庫管理についてお話を伺い」
- 「御社の採用ページで〇〇の募集を拝見し」
- 「△△様よりご紹介いただき」
**この一行を書くのに時間がかかります。**テンプレートには入れられないからです。
マカセルンに渡すもの
マカセルン powered by AXIOM の「営業メールの作成」には、テンプレートではなく状況を書きます。
渡す内容
新規開拓のメール
G社 製造業 従業員50名くらい
採用ページで生産管理の募集を見た
弊社の生産管理システムを案内したい
まずは資料送付か、短い打ち合わせを打診したい
面識はなし
**これだけです。**文章として整える必要はありません。
返ってくるもの
- 件名と本文を備えたメール文面が1本
- なぜその相手に連絡したのかが分かる書き出し
上の例なら、「採用ページで生産管理の募集を拝見し」という趣旨の書き出しが入ります。ここが、テンプレートでは書けない部分です。
「面識はなし」を書く意味
入力に相手との関係を書いておくと、文面の距離感が変わります。
| 書く内容 | 文面への影響 |
|---|---|
| 面識なし | 丁寧に、連絡した理由を明示する形 |
| 展示会で名刺交換 | その場に触れた書き出し |
| 過去に取引あり | 前提を共有した書き出し |
| 紹介を受けた | 紹介者に触れる形 |
**書かなければ、この判断はされません。**マカセルンは書かれていないことを推測しないためです。
「面識なし」の一言を足すだけで、初対面としての適切な距離の文面になります。
「〇〇のまま」返ってきたとき
文面に「〇〇」「（製品名）」が残ることがあります。
これは不具合ではありません。入力に書かれていなかった情報を、推測で埋めなかった結果です。
対処は2つ。
- その部分を自分で埋める
- 情報を足して、もう一度実行する
**推測で埋められるほうが危険です。**架空の実績や、存在しない事例が入ったメールを送ると、後から訂正できません。
とくに営業メールでは、**「導入実績〇〇社」「〇〇%の改善」といった数字が勝手に入ることは避けなければなりません。**マカセルンはこれを書きません。
送信前に必ず確認する
営業メールは社外に出る文書です。送ったメールは取り消せません。
1. 約束の表現
| 種類 | 探す言葉 |
|---|---|
| 期限 | 「来週中に」「早急に」「本日中に」 |
| 可否 | 「対応可能です」「承知しました」 |
| 範囲 | 「一式」「すべて」「含まれます」 |
自分がその約束をする意思があるかを確認してください。
2. 固有名詞
社名の表記（「株式会社〇〇」と「〇〇株式会社」）、氏名の漢字、役職。営業メールで社名を間違えると、内容にかかわらず読まれません。
3. 事実の記述
**自社の実績・数字・事例が入っていないか。**入力に書いていないものが入っていたら、必ず削除するか、事実に置き換えてください。
確認の詳細はAIの出力をそのまま使ってよいか｜送る前に確認すべき5点に整理しています。
よくある失敗
失敗1：一斉送信の文面を作ろうとする
**マカセルンは1通ずつ作る設計です。**100社に同じ文面を送る用途には向きません。
そもそも、同じ文面を100社に送る方法では、上で書いた「その相手にだけ当てはまる一行」が入りません。
失敗2：情報を書かずに実行する
「営業メールを作って」だけでは、**当たり障りのない文面しか返りません。**相手の情報がなければ、書けるのは一般論だけです。
失敗3：そのまま送る
していない約束や、存在しない実績が入る可能性があります。
失敗4：長すぎる文面を送る
返ってきた文面が長い場合、**削ってください。**営業メールは短いほうが読まれます。削る作業は、書く作業よりはるかに速く終わります。
失敗5：送信記録を残さない
誰にいつ何を送ったかが残っていないと、**重複して送ることになります。**マカセルンにログインして使えば実行の記録が残りますが、送信そのものの記録は自分で管理してください。
向いているケース・向いていないケース
向いている
- 1行目が書けずに止まることが多い
- 相手ごとに文面を変えたいが時間がない
- 送る相手は決まっている
- 新規開拓、フォローアップ、お礼、打診
- 1日に複数通書く
向いていない
- 一斉送信用の共通文面を作りたい
- メールの自動送信までしてほしい（送信は行いません）
- 配信システムと連携したい（連携機能はありません）
- リストから宛先を抽出してほしい（そうした機能はありません）
注意していただきたいこと
送信はしません
マカセルンは、あなたに代わってメールを送信しません。
実績や数字を作りません
**存在しない導入実績・利用者数・改善率を生成しません。**入力に書いていない数字が文面に入っていた場合は、削除してください。
相手の情報の扱い
入力に相手の社名・氏名・所属が含まれます。入力内容はAIモデル提供元のAPIへ送信されます。
**社名を「G社」に置き換えても、文面の質はほとんど変わります。**出力後に自分で差し込むほうが安全です。
よくある質問
Q. 一斉送信用の文面を作れますか。
A. **1通ずつ作る設計です。**共通文面を作る用途には向きません。
Q. 何通まで無料ですか。
A. **回数制限はありません。**営業メールの作成は無料7機能の1つで、アカウント登録もカード情報も不要です。
Q. 文面はいくつ出ますか。
A. 1回の実行につき1本です。**比較したい場合は、もう一度実行してください。**回数制限はありません。
Q. 送信まで自動でできますか。
A. **できません。**外部サービスの代行操作は行いません。
Q. 自社の実績を入れてもらえますか。
A. **入力に書いた内容であれば反映されます。**書いていない実績を生成することはありません。
Q. 返信が来たあとの対応にも使えますか。
A. 受信メールへの返信は受信メールの返信を、読んだその場で終わらせるをご覧ください。
Q. 展示会後のお礼メールは。
A. 展示会・訪問後のお礼メールを当日中に送るに分けて書いています。
まとめ
- 時間を食っているのは書く作業ではなく、1行目が浮かばずに止まっている時間
- テンプレートでは解決しません。使い回しだと分かるためです
- 差が出るのは、なぜその相手に連絡したのかが書かれた一行
- マカセルンにはテンプレートではなく状況を書きます
- 「面識なし」の一言で、文面の距離感が変わります
- 「〇〇」が残るのは**推測で埋めていないから。**存在しない実績が入るよりずっと安全です
- 送信前に約束の表現・固有名詞・事実の記述を確認してください
- 一斉送信用ではありません。1通ずつです
- 送信はしません。実績や数字を作りません
- 無料・登録不要・回数制限なし
営業以外のメール仕事も、まとめて任せられます。
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